Komplexní řešení oznamovacího systému - Whistleblowing

JUDr. Jakub Vozáb, PhD. 27.07.2023

Hledáte řešení pro interní oznamovací systém – whistleblowing?

Jsme ADVOKÁTI a DAŇOVÍ PORADCI se zaměřením na FIRMY.

Nabízíme komplexní řešení interního oznamovacího systému.

Kontaktujte nás

Od kdy je třeba nasadit vnitřní oznamovací systém

Dne 1.8.2023 nabude účinnosti zákon o ochraně oznamovatelů, dle kterého má každá firma s 50 a více zaměstnanci povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, který umožní písemné, ústní či osobní oznámení o protiprávní činnosti, o které se oznamovatel dozví v souvislosti s výkonem své práce.

Zaměstnavatelé s nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanci mají povinnost systém zavést do 15.12.2023. Za­městnavatelé s 250 a více zaměstnanci tuto povinnost mají již od 1.8.2023.

Odpovědnost za nasazení a provoz vnitřního oznamovacího systému

Za zavedení a provoz oznamovacího systému odpovídá zaměstnavatel. Nicméně pro plnění povinností při vyřizování podaných oznámení ve lhůtách stanovených zákonem musí pověřit určitou fyzickou osoba (tzv. „příslušná osoba“), která potom odpovídá za plnění svých povinností pod pokutou až 100 000 Kč, kterou může při kontrole uložit Ministerstvo spravedlnosti.

Volba oznamovacího systému

Nejčastěji se bude nabízet volba elektronického řešení dostupného online, což bude v mnoha ohledech nepraktičtější, ať už jde o zajištění utajení identity oznamovatele a veškeré komunikace s „příslušnou osobou“ a s tím související tok informací a dokumentů v rámci firmy, tak o zajištění transparentnosti a doložení splnění požadavků zákona na zamezení odvetným opatřením apod.

Vzhledem k požadavku zákona na možnost podat oznámení písemně mimo interní oznamovací systém nebo dokonce ústně (vyžaduje se zvuková nahrávka nebo písemný záznam, které věrně zachycují podstatu ústního oznámení, v případě zvukové nahrávky je třeba následně pořídit písemný přepis), je nutné vedle elektronického řešení vést i fyzické spisy.

Ostatně zákon požaduje, aby „příslušná osoba“ vedla elektronickou evidenci údajů o podaných oznámeních (jakýsi přehled), ale zároveň aby uchovávala oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení, kdy se už ale nehovoří o elektronické podobě. Patrně se tedy bude nabízet, aby „příslušná osoba“ vedla fyzické spisy ohledně podaných oznámení, kde bude uchovávat veškerá oznámení, tedy jak podaná elektronicky a následně vytištěná, tak podaná písemně nebo písemné záznamy či přepisy zvukových nahrávek o oznámeních podaných ústně a k tomu samozřejmě veškeré související dokumenty.

Podmínky pro výkon funkce „příslušné osoby“

Základní podmínkou je bezúhonnost. Dále zákon klade na „příslušnou osobu“ požadavek nestrannosti a stanoví povinnost mlčenlivosti o všech skutečnostech, které se při výkonu funkce dozvěděla. Z principu věci si tak právní úprava vynucuje, aby funkci „příslušné osoby“ vykonávala osoba, u které nehrozí konflikt zájmů zaměstnavatele a oznamovatelů. To bude zpravidla nesplnitelné v případě interního zaměstnance, pokud nebude náplní jeho práce výhradně výkon funkce „příslušné osoby“. To platí tím spíše, kdyby mělo jít o pracovníka ve vedoucí pozici nebo pracovníka personálního oddělení apod. Kromě toho je otázka, co když bude chtít podat oznámení právě interní zaměstnanec, který vykonává funkci „příslušné osoby“?

Zamezení odvetným opatřením

Zaměstnavatel musí zajistit oznamovatelům ochranu před odvetnými opatřeními, což jsou jakékoliv negativní následky v důsledku podání oznámení.

Důležité je zmínit, že ochrana oznamovatelů dle zákona se vztahuje pouze na ty, kteří uvedou svou totožnost. Tedy běžné bude, že oznamovatelé budou uvádět svou totožnost ve snaze zajistit si ochranu a tedy že „příslušná osoba“ se prakticky vždy dozví totožnost oznamovatele. Proto je opravdu důležité, aby funkci „příslušné osoby“ u každého zaměstnavatele vykonávala osoba, která není a ani potenciálně nemůže být v konfliktu zájmů zaměstnavatele a zaměstnance/oz­namovatele.

Přitom pokud společnost „umožní, aby oznamovatel byl vystaven odvetným opatřením“, tak je možné uložit pokutu až do výše 1 mil Kč. Tedy pouhé zanedbání, pokud jde o nastavení systému nebo nevhodný výběr „příslušné osoby“ může za určitých okolností vést k uložení pokuty společnosti. Kromě toho oznamovatel se může domáhat na společnosti zaplacení nemateriální újmy za porušení jeho práv, kdy důkazní břemeno je přeneseno na zaměstnavatele.

Evidenční a archivační povinnost „příslušné osoby“

Příslušná osoba je mimo jiné povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Samozřejmě tak, aby k nim neměl nikdo přístup. Je přitom otázka, zda je to možné zabezpečit v rámci firmy, když případný trezor apod. budou v majetku zaměstnavatele.

Je třeba si uvědomit, že taková dokumentace o podaném oznámení včetně šetření jeho důvodnosti bude zpravidla obsahovat informace a dokumenty velmi citlivé pro zaměstnavatele. V této souvislosti je dobré se zamyslet nad tím, zda je vůbec vhodné, aby s takovou dokumentací disponoval interní zaměstnanec. Jinak řečeno, jestli je z hlediska zájmů zaměstnavatele vůbec vhodné, aby „příslušnou osobou“ byl interní zaměstnanec. Jeho pracovní vztah může zaniknout nikoliv v dobrém, může pociťovat křivdu, a je potom otázka, jak naloží s citlivými dokumenty. Situace, kdy bude zaměstnavatel řešit s „příslušnou osobou“ porušení povinností nebo dokonce ukončení pracovního poměru, může být pro zaměstnavatele dost nepříjemná.

Možnost nasadit systém třetí strany

Zákon počítá s možností pověřit vedením vnitřního oznamovacího systému jinou osobu, respektive využít řešení třetí strany zpravidla poskytované komerčně, a to i ve formě elektronického řešení dostupného online. Samozřejmě jak výše uvedeno, bude nutná kombinace elektronického systému s fyzicky vedenými spisy.

Udělejte whistleblowing součástí firemní kultury

Když už je whistleblowing povinný, tak proč z něho neudělat firemní výhodu a součást firemní kultury. Ukažte, že se nebojíte změn a že Vám jde o to, aby firma byla lepší, a aby k tomu mohli přispět také sami zaměstnanci. Dejte jim možnost stát se součástí firmy a podporujte firemní vnitřní oznamovací systém.

Doporučení naší advokátní kanceláře

Naše kancelář po důkladném vyhodnocení komerčně nabízených řešení se rozhodla spolupracovat v dané oblasti s poskytovatelem elektronického vnitřního oznamovacího systému Whistleblower Software https://whistleblowersoftware.com/cs.

Našim klientům nabízíme 2 možnosti:

1. Komplexní řešení outsourcingu interního oznamovacího systému

• Zajistíme nasazení a provoz systému Whistleblower Software ve firmě včetně potřebné licence
• Zajistíme výkon funkce „příslušné osoby“ včetně s tím spojené odpovědnosti za plnění povinností dle zákona

Výhody:

• Komplexní řešení dodané advokátní kanceláří kryté odpovědností dle zákona o advokacii
• Neseme odpovědnost za plnění povinností „příslušné osoby“ dle Zákona o ochraně oznamovatelů
• Vyloučení kolize zájmů zaměstnavatele a zaměstnance/oz­namovatele
• Garance utajení identity oznamovatelů a zamezení odvetných opatření uvnitř firmy
• Citlivé informace a dokumenty budou v rukou Vašich právníků, nikoliv interního zaměstnance
• Naši právníci jsou zastupitelní, nestane se, že by „příslušná osoba“ byla na dovolené nebo v pracovní neschopnosti
• outsourcing zvyšuje u zaměstnanců důvěru v nestrannost systému a absenci rizika odvetných opatření

Nevýhody:

• Náklady na outsourcing služeb

Cena služby od 5 000 Kč bez DPH/měsíc + cena licence Administrace podaných oznámení ad hoc dle pracnosti dle hodinové sazby dohodnuté s klientem.
 

2. Právní pomoc při implementaci Whistleblower Software ve firmě

• klient má svou „příslušnou osobu“ odpovědnou za plnění povinností
• klient má licenční smlouvu přímo s dodavatelem elektronického systému a platí za licenci přímo jemu

Výhody:

• Eliminace nákladů na outsourcing služeb

Nevýhody:

• Klient a „příslušná osoba“ nesou odpovědnost za plnění povinností dle Zákona o ochraně oznamovatelů
• Riziko pokut v rámci kontroly Ministerstva spravedlnosti
• Citlivé informace a dokumenty mimo kontrolu společnosti
• Možnost zneužití pozice „příslušné osoby“ a jí dostupných citlivých informací a dokumentů
• U „příslušné osoby“ nelze zcela vyloučit kolizi zájmů zaměstnavatele a oznamovatele

Cena služby: 10 000 Kč bez DPH jednorázově Cena zahrnuje počáteční implementaci včetně interní směrnice. Dále klient sám platí cenu licence.

Klíčová slova: whistleblowing system, interní oznamovací systém, příslušná osoba, zákon č. 171/2023 Sb., Zákon o ochraně oznamovatelů

Kontaktujte nás

Napište nám